Tata Cara Penulisan Surat Resmi yang Benar untuk Instansi

Cara Membuat Surat Resmi

1. Kop surat

Kop surat menunjukkan identitas instansi yang mengeluarkan surat. Kop surat menegaskan bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat resmi dari instansi. Di dalam kop surat, setidaknya ada lima bagian yang menunjukkan identitas instansi, yaitu :

a. Logo lembaga, instansi, atau perusahaan.

b. Nama lembaga, instansi, atau perusahaan.

c. Alamat lengkap lembaga, instansi, atau perusahaan

d. Nomor telepon dan email

e. Kode pos

Penulisan kop surat biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar, ditebalkan, dan rata tengah.

2. Nomor Surat

Penomoran surat tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Setiap karakter pada nomor surat memiliki arti.

Semua bagian pada nomor surat memiliki fungsi penting untuk kearsipan instansi. Instansi yang mengeluarkan surat bebas membuat kode surat sendiri di dalam nomor surat.

Berikut ini contoh nomor surat.

Nomor : A.002/SE/AKB/IV/2018

Penjelasan :

• A : kode surat internal (untuk internal instansi), sedangkan kode “B” adalah kode surat eksternal (untuk pihak luar instansi).
• 002 : nomor seri surat yang telah dikeluarkan (artinya surat kedua)
• SE : Surat Edaran (jika surat dikeluarkan untuk edaran)
• IV : bulan dikeluarkan surat (artinya bulan ke-4 atau April)
• 2018 : tahun dikeluarkannya surat

3. Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat menunjukkan lokasi dan kaoan surat dibuat. Jika lokasi penulisan surat sudah dinyatakan dalam kop surat, maka cukup ditulis tanggalnya saja.

Baca : Ini Arti c.q. dan u.p. Pada Penulisan Surat Untuk Anda Ketahui

Pada umumnya, lokasi penulisan tempat dan tanggal surat adalah berada di pokok kanan atas, sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis terlebih dahulu sebelum tanggal surat.

Penulisan nama tempat dan tanggal surat dipisah dengan tanda koma dan diakhiri tanda titi. Contoh : Semarang, 14 Juni 2019.

4. Lampiran Surat

Lampiran surat berupa dokumen tambahan yang dilampirkan ke dalam dokumen utama. Lampiran ini biasanya berisi dokumen pendukung sebagai penguat dokumen utama, misalnya susunan kepanitiaan, laporan keuangan, dan foto.

5. Alamat Surat

Berikut ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis alamat surat resmi.

• Alamat surat ditulis di dua tempat, yaitu sampul surat (ditulis lengkap) dan awal surat (tidak harus lengkap).
• Tidek perlu menggunakan kata “kepada”
• Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat “Yth”
• Sebutan Ibu, Bapak, Sdr/Sdri wajib ditulis jika diikuti nama orang.
• Kata “Jalan” tidak boleh disingkat.
• Penulisan alamat tidak perlu diakhiri tandan titik.

6. Salam Pembuka dan Penutup Surat

Salam pembuka dan penutup surat sebaiknya menggunakan kata-kata yang umum digunakan dalam percakapan resmi, misalnya “salam sejahtera”.

Apabila satu keyakinan dapat juga menggunakan salam yang diajarkan oleh agama masing-masing. Penulisan salam pada surat resmi diakhiri dengan huruf koma.

7. Isi Surat Resmi

Isi surat merupakan bagian pokok dari surat. Isi surat berisi tentang penjelasan maksud dan tujuan pembuatan surat.

Penulisan isi surat resmi harus menggunakan bahasa yang baku dan kalimat ringkas yang mudah dipahami. Dengan demikian, pemilihan kalimat dalam menulis isi surat adalah hal penting yang perlu diperhatikan.

8. Penutup Surat Resmi

Penutup surat harus menggunakan kalimat yang baik dan sopan. Misalnya “Demikian agar menjadi maklum. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.”

Pada penutup surat biasanya juga dilengkapi dengan jabatan, nama, NIP, dan tanda tagan pembuat surat. Selain itu, juga ada tembusan surat yang ditujukan kepada siapa saja dalam instansi tersebut.

Demikian informasi mengenai tata cara penulisan surat resmi yang benar untuk instansi. Semoga bermanfaat.